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要求书信的“完整”， 理由有三：
１． 一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；
２． 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；
３． 一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；
４． 有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。
一封信写得是否完整，建议用五个“Ｗ”来检验，既：
“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”
例如在定货的信中，必须明确说明
“需要什么商品”(What you want)
“何时需要” (When you need the goods)
“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)
“如何付款”(How payment will be mande)
如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)
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